De strategie om een vlekkenplan maken

Waarom een vlekkenplan maken? 

Is het nuttig om een vlekkenplan te maken en waarom zou je hiermee starten aan het begin van een kantoorinrichting? Eigenlijk is de reden simpel; je deelt hiermee de ruimte die je tot je beschikking hebt zo goed mogelijk in. Ook creëert een vlekkenplan verschillende zones die staan voor verschillende afdelingen. Elke ruimte komt terug in het plan en wordt voorzien van een kleurtje. Het meest optimaal is om afdelingen die nauw samenwerken, dicht bij elkaar te zetten. Maar ook ruimtes als de kantine, vergaderkamers en entree worden meegenomen. Door in zones te denken ondersteun je een kantoorinrichting volgens het nieuwe werken.  

Welke stappen bij het maken van een vlekkenplan 

Na de oriënterende fase waarbij een projectadviseur op locatie komt en alle wensen en eisen bespreekt, is het tijd om in grote lijnen alles op papier te zetten. We leggen je in een kort stappenplan uit hoe wij een vlekkenplan maken: 

Inventarisatie 

Ons team inventariseert hoeveel personen gebruik maken van een kantoorinrichting. Dus hoeveel mensen komen naar kantoor en hoe groot zijn verschillende projectteams of afdelingen. Met deze informatie kunnen we goed inschatten hoeveel ruimte elke zone nodig heeft.  

Indeling 

Het kan zijn dat er al bepaalde eisen zijn waar verschillende zones moeten komen. Dit is soms afhankelijk van bepaalde looproutes of technische ruimtes. Dit nemen we dan ook altijd mee bij het maken van een vlekkenplan. Verder gaat ons ontwerpteam aan de slag om een inrichting van het kantoor zo functioneel te maken. We creëren namelijk graag inspirerende werkomgevingen.  

Puzzelen 

Bij het aanleveren van een vlekkenplan is er natuurlijk ruimte voor wijzigingen. Schuiven met muren, teams op andere plekken zetten of de kantine met meer vierkante meters uitbreiden. Het kan allemaal! In nauwe samenwerking voeren we wijzigingen door maar zullen je ook adviseren wanneer we denken dat het anders kan. Communicatie is de key.  

Van vlekkenplan naar ontwerp 

Tevreden met de indeling en de zones die gecreëerd zijn? Dan gaan we gauw aan de slag met een ontwerp op maat. Het vlekkenplan komt nu echt tot leven! We leveren zowel in 2D's als 3D's aan om jou een zo goed mogelijk beeld van de nieuwe inrichting van het kantoor te geven. In combinatie met een moodboard en materialenbord kunnen we nu echt keuzes gaan maken. Is het ontwerp akkoord? Dan voeren we het gehele plan natuurlijk ook graag voor je uit, maar dat is geheel aan jou. Bij Kato hebben we namelijk alle disciplines onder één dak. Van ontwerp tot afbouw en van lichtplan tot inrichting.  

Waar moet je rekening mee houden? 

Er zijn een aantal dingen waar je rekening mee moet houden bij het maken van een vlekkenplan. Zo is het handig om afdelingen die veel samenwerken niet te ver van elkaar te plaatsen. Het communiceren op de werkvloer blijft hierdoor veel beter in stand. Verder houden we rekening met de afwisseling van open en gesloten ruimtes. Een kamer waar veel privacy nodig is, zetten we bijvoorbeeld niet naast de kantine of de entree waar de hele dag mensen voorbijlopen. Onderstaand nog wat punten die we bij het overleg voor een vlekkenplan meenemen: 

• Welke ruimtes zijn geschikt voor geconcentreerd werken; 
• Hoeveel vergaderruimtes zijn er nodig en voor hoeveel personen; 
• Zijn er plekken met opbergruimtes nodig; 
• In welke zones moeten we rekening houden met akoestiek; 
• Waar moeten elektrische aansluitingen komen. 

Functies van ruimtes zien we veranderen en dit komt mede door het hybride werken van tegenwoordig. Ontmoetingsplekken zullen meer in beeld komen en flexibele werkplekken zijn aan de orde van de dag. Daarnaast houden we rekening met de Arbo-eisen voor je kantoor. 

Een blik vooruit

Een goed vlekkenplan kijkt trouwens niet alleen naar vandaag, maar ook naar morgen. Teams groeien, functies veranderen en hybride werken blijft zich ontwikkelen. Daarom is het slim om alvast vooruit te denken bij de indeling van je kantoor. Door flexibele zones te creëren, voorkom je dat je over een jaar opnieuw moet schuiven met werkplekken of wanden. Denk bijvoorbeeld aan multifunctionele ruimtes die overdag dienen als overlegplek en later op de dag veranderen in een rustige focusruimte. Zo blijft je kantoor praktisch én toekomstbestendig. 

De perfecte balans

Daarnaast draait een sterk vlekkenplan bij de inrichting van een kantoor niet alleen om efficiëntie, maar ook om sfeer en beleving. Een kantoor mag best energie geven zodra je binnenloopt. Door slim na te denken over zichtlijnen, ontmoetingsplekken en routing ontstaat er meer dynamiek op de werkvloer. Collega's lopen elkaar makkelijker tegen het lijf, samenwerken voelt natuurlijker en bezoekers krijgen direct een goede eerste indruk. Juist die balans tussen functionaliteit en uitstraling maak uiteindelijk het verschil tussen een standaard kantoor en een inspirerende werkomgeving. 

Kato als ideale partner 

Bij Kato zijn we het liefst de hele dag bezig om inspirerende werkomgevingen te maken. We denken graag met je mee hoe jouw ideale kantooromgeving eruit moet komen te zien. Of het nou voor de grote ondernemer of de kleine mkb’er is. Ook werken we graag voor de vastgoedprofessionals of een heel ander gebied; zorg, uitvaart en overheid. Bekijk alvast wat van onze cases om inspiratie op te doen. Wij staan ondertussen voor je klaar met een bakkie koffie. Meer weten? Neem snel contact met ons op.